Office Manager

Een administratie die klopt, is de zuurstof van een team.

OPCO is een onafhankelijke partij die eigenaars en gebruikers van gebouwen met elkaar verbindt. We onderzoeken, ontwerpen, lanceren en beheren de invulling van gebouwen en sites.

Achter onze locaties staat een centraal team dat de lokale teams structureel ondersteunt. Daar zoeken we een ervaren Office Manager die eindverantwoordelijk wordt voor de administratie van OPCO.

Je neemt een bestaand administratief takenpakket over, met een degelijke overdracht. Je krijgt de verantwoordelijkheid om de opvolging zelfstandig te organiseren en de werking verder te verbeteren. Je rapporteert aan het management.

Wat we zoeken

Je bent eigenaar van je processen: je verzamelt de juiste input, bewaakt deadlines en zorgt dat dossiers worden afgerond. Voor collega's en externe partners ben je het vaste aanspreekpunt voor alles wat administratief is.

Jouw rol

Financiële administratie

• Je verzorgt de facturatie aan opdrachtgevers, inclusief beheersvergoedingen en doorrekeningen.
• Je volgt openstaande betalingen op en voert de wekelijkse leveranciersbetalingen uit, op basis van de betaalbestanden van onze boekhouder.
• Je bewaakt dat facturen en kosten aan de juiste locatie worden toegewezen.
• Je verzamelt en controleert de financiële gegevens per locatie en bereidt de periodieke rapportering aan opdrachtgevers voor. Je bezorgt die rapportering aan de opdrachtgevers en bent hun aanspreekpunt voor de facturatie.
• De boekhouding zelf doet onze externe boekhouder. Jij zorgt dat alles wat daarvoor nodig is volledig, correct en op tijd aangeleverd wordt.

Personeelsadministratie

• Je verzamelt en controleert prestaties, afwezigheden en wijzigingen voor de payroll.
• Je volgt personeelsdossiers en contracten op.
• Je zorgt dat de administratie bij de start en het vertrek van medewerkers tijdig en volledig geregeld is.

Coördinatie met boekhouder en payroll

• Je bent het vaste aanspreekpunt voor onze externe boekhouder en payrollconsulent en stuurt die samenwerking aan.
• Je bewaakt de maandkalender: betalingen, loonverwerking, maandafsluiting en rapportering volgen elkaar op vaste data op, en jij zorgt dat iedereen op tijd levert.
• Je signaleert tijdig wat ontbreekt of fout loopt en lost het met hen op.

Office management en dossieropvolging

• Je bent het aanspreekpunt voor administratieve vragen vanuit het centrale team en de locaties.
• Je houdt contracten en documenten volledig, overzichtelijk en terugvindbaar.
• Je bewaakt deadlines, vervaldata en opzegtermijnen en volgt ontbrekende informatie zelfstandig op.
• Je brengt structuur in terugkerende taken, maakt duidelijke afspraken over aanlevering en ziet waar het eenvoudiger kan.
• Je neemt het initiatief voor teamuitjes en personeelsfeesten en coördineert de organisatie samen met collega's.
• Je zorgt voor persoonlijke aandacht bij verjaardagen, een geboorte of andere bijzondere momenten.

Jouw profiel

• Je hebt relevante ervaring in een brede administratieve of office managementfunctie.
• Je werkt methodisch en nauwkeurig, met oog voor detail én voortgang.
• Je voelt je thuis in cijfers, facturatie en spreadsheets.
• Je organiseert je werk zelfstandig, stelt prioriteiten en volgt dossiers op tot ze afgerond zijn.
• Je communiceert helder en schakelt vlot tussen het centrale team, de locatieteams en externe partners.
• Je spreekt externe partners aan op afspraken en deadlines.
• Je gaat discreet om met financiële en personeelsgegevens.
• Je werkt vlot met digitale tools. Ervaring met Odoo of Exact is een plus.
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands. Kennis van Frans en Engels is een troef.

Wat we bieden

• Een centrale rol met eindverantwoordelijkheid voor de administratie van OPCO.
• Een 3/5e functie, met een werkrooster in overleg, rekening houdend met enkele vaste momenten in de maand.
• Thuiswerk, werken op onze locaties en aanvullend een vaste werkplek in coworking Ramon aan de Dageraadplaats in Antwerpen.
• Je stapt in op het moment dat we overschakelen van Exact naar Odoo. Zo bouw je mee aan hoe onze administratie er de komende jaren uitziet.
• Zelfstandigheid, vertrouwen en korte lijnen met het management.
• Een betrokken team, waardering voor initiatief en kansen om jezelf te ontwikkelen.
• Een marktconforme verloning, afgestemd op je ervaring.

Interesse?

Mail je cv en een korte kennismaking naar Maarten Van Gool, maarten@operatingcollective.com. De selectie start op 27 november 2026.